EXCEL - Basics
Text Box: Kurt J. Kolinski
 
                                                                                                                                 
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
  Sorting:                                                                                                                            
  Text Box: To sort data: STEP 1) Select rows to sort (note: must include all columns of data or else the data won't all be sorted) STEP 2) On men-bar, select 'Data' / 'Sort' STEP 3) Select which column or columns to sort by and select 'OK'
 
                                                                                                                               
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
  Example of STEP 2:                           Result:                                                                                      
   
 
                                   
                                                         
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                   
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
  Pasting as Values:                                                                                                                      
  Text Box: To paste data as values: STEP 1) Select formula cells and copy STEP 2) Select location to paste to (if desired location is the same do not select a location) STEP 3) On men-bar, select 'Edit' / 'Paste Special' STEP 4) Select values on the menu instead of the default which is 'all' and select 'OK'
 
                                                                                                                               
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
  Example of formula cell:       Example of STEP 3, the Paste Special menu:           Result (note: no formulas):                                                          
 
 
                                 
 
                                                                       
                                                                                                               
                                                                                                               
                                                                                                               
                                                                                                               
                                                                                                               
                                                                                                               
                                                                                                               
                                                                                                               
                                                                                                               
                                                                                                                                   
                                                                                                                                   
  Subtotaling:                                                                                                                          
  Text Box: To subtotal data: STEP 1) Select cells to subtotal (include header row) Note: the data must be sorted and each column must have a header. STEP 2) On men-bar, select 'Data' / 'Subtotals' STEP 3) Select the sorted column to subtotal in the 'At each change in:' field. STEP 4) Select the 'Sum' function in 'Use functions' field. STEP 5) Select which columns to sbutotal in the 'Add subtotal to:' field. STEP 6) Select OK
 
                                                                                                                               
                                                      Result: